Der korrekte Aufbau der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung ist ein zentrales Dokument in der Immobilienverwaltung. Sie legt dar, welche Kosten auf die Mieter umgelegt werden und ist für beide Seiten von großer Bedeutung. Ein transparenter Aufbau sorgt für Verständnis und Vertrauen.

In diesem Blogbeitrag erläutern wir den typischen Aufbau einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung und welche Elemente darin enthalten sein sollten.

1. Grundlegende Informationen

Zu Beginn der Abrechnung sollten wichtige Informationen enthalten sein:

• Abrechnungszeitraum: Geben Sie den Zeitraum an, für den die Abrechnung gilt, z. B. vom 1. Januar bis zum 31. Dezember des Vorjahres.
• Adresse der Immobilie: Die genaue Anschrift der Immobilie sollte genannt werden, damit alle Beteiligten wissen, um welche Immobilie es sich handelt.
• Mieter und Eigentümer: Die Namen und Adressen der Mieter sowie der Eigentümer sind unerlässlich.

2. Einzelne Betriebskostenarten

Die Abrechnung sollte klar zwischen den verschiedenen Kostenarten unterscheiden. Zu den wichtigsten Betriebskosten gehören:

• Heizkosten: Kosten für die Beheizung des Gebäudes, die unter Berücksichtigung der Verbrauchswerte aufgeteilt werden sollten.
• Wasserkosten: Kosten für Wasserverbrauch sowie Abwassergebühren.
• Reinigungs- und Hausmeisterkosten: Kosten für die regelmäßige Reinigung der Gemeinschaftsflächen und die Dienste des Hausmeisterservices.
• Müllabfuhr: Gebühren für die Entsorgung von Müll.
• Gebäudeversicherung: Kosten für die Gebäudeversicherung, die im Falle von Schäden den Schutz des Eigentums gewährleistet.

3. Verbrauchsermittlung

Ein wichtiger Aspekt der Betriebskostenabrechnung ist die Verbrauchsermittlung. Hierbei sollten folgende Informationen aufgeführt werden:

• Gesamtverbrauch: Der Gesamtverbrauch für jede Position, z. B. Heizkosten oder Wasser, sollte transparent dargestellt werden.
• Verbrauchsanteil der Mieter: Berechnen Sie, auf wie viel der Verbrauch der einzelnen Mieter entfällt. Dies kann durch Zählerstände oder pauschale Berechnungen geschehen.

4. Verteilung der Kosten

Die Betriebskosten müssen gerecht und nachvollziehbar verteilt werden. Hier sind einige gängige Verteilungsschlüssel:

• Flächenanteil: Die Kosten werden entsprechend der Quadratmeterzahl der Wohnungen aufgeteilt.
• Einzelverbrauch: Bei Vorhandensein von separaten Zählern werden die Kosten direkt entsprechend des Verbrauchs verteilt.

5. Abschlagszahlungen und Nachzahlungen

Erklären Sie in der Abrechnung die bisherigen Abschlagszahlungen und ob es zu Nachzahlungen oder Erstattungen kommt. Eine transparente Darstellung trägt zur Nachvollziehbarkeit bei:

• Abschlagszahlungen: Welche monatlichen Zahlungen haben die Mieter geleistet?
• Endgültige Abrechnung: Stimmen die Vorauszahlungen mit den tatsächlichen Kosten überein? Gibt es Rückerstattungen oder offene Beträge?

Kontaktieren Sie uns für eine Beratung

Wenn Sie mehr über die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung erfahren möchten, stehen wir Ihnen von CB Thomsen gerne zur Seite. Für Fragen und individuelle Beratungen kontaktieren Sie uns. Gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Anliegen.

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